接電話的禮儀：本人受話

本人受話，就是自己親自接聽別人打給自己的電話。自己接聽電話的時候，按照電話職場禮儀的要求，需要注意三個問題：

（1）接聽及時

接聽電話是不是及時，實質上也反映著一個商務人員待人接物的真實態度。一般的情況下應該保證在電話鈴響三聲之內接聽電話。但要避免在電話剛剛響起就接電話，否則說不準會讓對方嚇一跳。當電話響第二聲以后接電話是最合適的時間。如果因為其他原因在電話鈴響三聲之后才接起的話，在接起電話后首先要說聲：“對不起，讓您久等了！”

（2）應對謙和

接電話的時候，受話人要努力使自己的所作所為合乎禮儀，要注意：

拿起話筒后，首先就要問好，然后自報家門。向打電話的人問好，一是出于禮貌，二是為了說明有人在接聽。嚴禁以“喂”字開頭，因為“喂”表示是希望先知道對方是誰，在等著對方告訴你。而且，如果“喂”時語氣不好，就極容易讓人反感。所以，接電話時的問候應該是熱情而親切的“您好！”。如果對方首先問好，就要立即問候對方，不要一聲不吭，故弄玄虛。

至于要自報家門，則是為了告訴對方，這里是哪個公司或是哪個部門或是具體哪一位。

通話的時候，不應該心不在蔫，更不要把話筒放在一旁，任其“自言自語”。在通話過程中，對打電話的人的態度要謙恭友好，尤其是在打來業務電話咨詢或有求于己的時候，更要表現得不卑不亢、熱情親切。

通話終止的時候，不要忘記向發話人說聲“再見”。如通話因故暫時中斷后，要等候對方再撥進來。對于重要的顧客或上級，要主動撥回去。不要揚長而去，也不要為此而責怪對方。

接到誤撥進來的電話，需要耐心、簡短地向對方說明。如有可能，還要給對方提供必要的幫助，或者為其代轉電話就行了，不要生氣動怒，甚至出口傷人。

（3）主次分明

接聽電話的時候，要暫時放下手中的工作，不要和其他人交談，或做其他事情。如果正在和別人談話，要示意自己接電話，一會在說，并在接完電話后向對方道歉。同時也不要讓打電話的人感到“電話打的不是時候”。

但如果目前的工作非常重要，那么就要在接到電話后向來電者說明原因，表示歉意，并再約一個具本時間，到時候自己再主動打過去，當然要在通話的開始，再次向對方致歉。

作為商務人員來說，既然再忙，都不要撥下電話線，對外界進行隔絕。也不要在接電話的時候以忙為借口敷衍了事。

職場上代接電話的禮儀

職場禮儀之代接電話  每個人都會經常為同事代接、代轉電話。代接、代轉電話的時候，尤其需要注意禮尚往來、尊重隱私、記憶準確、傳達及時等四個方面的問題。

（1）禮尚往來

接電話的時候，假如對方所找的不是你，不要表現得失望和不樂意的情緒，也不要拒絕對方代找別人的請求，尤其是不要對對方所要找的人口有微辭。更不能因為個人感情就硬要對方要找的人是“沒有這個人”。同事之間互相代接電話，也是互利互助的事情，所以要講究禮尚往來，有來有往。

（2）尊重隱私

代接電話，不要充當“包打聽”的角色，不要向來電者詢問對方和他所找之人的關系。當打電話的人有求于己，要求轉達某事給某人的時候，要誠實守信、不曲解意思的轉告，而且沒必要對不相干的人提及。

當所要找的人就在附近，也不要大呼小叫而鬧得滿城風雨。當別人來接電話的時候，不要進行“旁聽”，更不要插嘴。

在沒有授權的情況下，不要隨便說出對方所要找的人的行蹤、私人手機號碼。

（3）準確記錄

如果要找的人不在，要先向來電者說明，再問對方需不需要幫忙轉達。對于來電者要求轉達的具體內容，最好認真做好筆錄。在對方講完之后，還要重復一遍，以驗證自己的記錄是否正確無誤。記錄別人電話，要認真記下包括通話者單位、姓名、通話時間、通話要點、是否要求回電話、回電話時間等幾項內容。

（4）及時傳達

當接到尋找別人的電話，先要弄明白“對方是誰”、“現在找誰”這兩個問題。如果對方不愿講第一個問題，也不必勉強。如果對方要找的人不在，應該先以實相告，再詢問對方有什么事情。

如果要找的人就在旁邊，要立即通知。如果答應替打電話者代為傳話，就要盡快落實，不要置之腦后，或是存心拖延時間。

不到萬不得己的時候，不要把代人轉告的內容，再托付其他人轉告。否則，既容易使內容走樣，還容易耽誤時間。